누가 언제, 누구에게 어떤 내용의 문서를 발송했다는 사실을 우체국이 공적으로 증명(3년간 보관)하는 특수우편 제도로서, 서면내용의 정확한 전달은 물론 보낸 사실 및 내용에 대한 증거로서 활용되는 장점이 있습니다. 특히 방문판매, 전화권유판매, 통신판매, 할부거래 등의 청약철회 요구시 일반우편으로 발송할 경우에는 분실 또는 수신자가 받은 사실을 부인하거나 수취 거절하여 반송되는 경우가 있으므로 이를 예방할 수 있습니다.

백지에 한 쪽면 만을 사용하여 상대방에게 알리고자 하는 내용을 6하 원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)에 따라 작성하며, 내용문서의 서두나 끝 부분에는 발송인 및 수취인의 주소·성명을 반드시 기재하여 누가 누구에게 발송한 내용의 문서임을 확실히 나타내야 합니다.

• 원본과 원본을 복사한 등본(내용문서의 매수가 2매 이상일 경우에는 합철한 부분에 발송인의 인장이나 지장으로 각각 찍음) 2부와 편지봉투에 주소를 써서 우체국 접수창구에서 내용증명 우편으로 발송해 달라고 하면 됩니다.
• 만약 신용카드나 할부금융을 이용하여 대금을 지불하는 경우에는 물품 판매자뿐만이 아니라 신용카드사나 할부 금융사에도 동시에 내용증명을 발송하는 것이 좋으며, 이 경우 수취인의 숫자에 따라 등본 및 우편봉투의 수량이 증가해야 합니다(예 2 참고)
• 우편물을 접수한 우체국에서는 원본을 수취인에게 발송하고, 등본 1부는 우체국 보관하며 나머지 1부는 발송인에게 주므로 잘 보관하여 나중에 증거자료로 활용하면 됩니다.
• 청약철회를 위한 내용증명우편은 수신자의 수취여부와 상관없이 서면을 발송한 날부터 효력이 발생하며, 초일은 청약철회기간에 산입되지 않으며, 마지막 날자가 공휴일일 경우 다음날까지 발송하면 됩니다.

1. (예시 1) 수취인이 1명일 경우

2. (예시 2) 수취인이 2명일 경우